Diferencia entre revisiones de «Manuales Pampa»

Revisión del 14:09 13 dic 2011

link  :http://www.dgp.unc.edu.ar/documentos/manuales/ManualesSIU-Pampa/ManualFuncional/index.html

Manual

Concepción del Producto

Este sistema fue concebido en la idea que la administración de los recursos humanos es un tema de
máxima importancia para las distintas organizaciones ya que es recurso critico y fundamental para
llevar adelante los distintos procesos vinculados con las actividades del área de RRHH.
En los otros aspectos que se hizo hincapié es que a la hora de implementar el sistema no solo se
debe contar con el software sino también con otros elementos que hacen que este software pueda ser
aprovechado en su máxima capacidad, es por esto que el SIU PAMPA es un producto que comprende; un
sistema de RRHH integrado, servicio de soporte e incorporación y transferencia del conocimiento:

Sistema Integrado

Los datos del legajo o registro del personal son la única fuente de información tanto para las
necesidades de gestión de personal como para la liquidación de haberes. Evitando de esta forma
redundancias innecesarias.

Soporte a Usuarios

Permite que el sistema sea adecuadamente utilizado por los usuarios y es uno de los elementos
vitales que le permiten a los usuarios evacuar las dudas o problemas que se le presentan, además
se incorporan permanentemente nuevas prestaciones que responden a nuevas necesidades de las
organizaciones producto de cambios legales o de necesidades funcionales.

Transferencia del Conocimiento

El sistema tiene una única versión que va incorporando las reglas de “negocio” de las
organizaciones que las utilizan y las deja disponible para aquellos que las quieran utilizar a
través de parametrizaciones, esto hace que el sistema vaya incorporando nuevas capacidades y
enriqueciéndose con el conocimiento que le aportan las distintas organizaciones que lo utilizan. 
Además de este elemento el conocimiento sobre la utilización del sistema se difunde a través del
sitio Web donde se dejan disponibles documentos relacionados con el sistema y de las preguntas
frecuentes, también mediante las listas de usuarios y cursos de capacitación orientados a
distintas necesidades como son cursos para directivos, cursos para usuarios que comienzan a
utilizar el sistema o específicos sobre las distintas temáticas que abarca el sistema.

El elemento clave para que el sistema pueda integrar la información es permitir la administración
de la información sobre el personal y la liquidación de haberes a través de un Legajo Electrónico
único pro agente.

Entonces como características generales se pueden enunciar

Legajo Único

Toda la información correspondiente a un agente se mantiene relacionada con un solo
número que identifica al mismo, evitando la redundancia de datos: Esto es que la actualización,
registro y consulta de información correspondiente a un empleado se encuentre en una sola base de
datos, evitando de esta forma las posibles inconsistencias.

Captura y consulta de datos en forma descentralizada

El sistema permite a través del proceso de parcialización de datos que las dependencias puedan ver
y actualizar sus datos.

Información para la Gestión

El sistema SIU PAMPA prevé la exportación de información para el SIU WICHI (sistema de consultas
gerenciales a través de la WEB) y también para el análisis con herramientas de DataWarehouse.

Disponibilidad de los Datos

a través de la posibilidad de exportación de información mediante el módulo de intercambio de
datos y de la posibilidad de realizar consultas vías SQL, lo que transforma al organismo en el
dueño de sus datos permitiéndole pasar a otro sistema.

Servicios WEB

Los nuevos módulos del sistema están implementados en tecnología WEB que permite que los datos
sean accedidos desde Internet.

Principales Prestaciones del Sistema

Administración del Legajo Electrónico Único

El sistema se basa en el concepto de legajo electrónico que permite mantener la información
correspondiente al empleado y a sus cargos.

Como podemos ver en la figura siguiente es en el legajo electrónico en donde se detalla toda la
información correspondiente a cada agente del y es de donde  se obtiene la información para la
posterior liquidación.

Asimismo se puede observar que relacionado al mismo se encuentran los cargos que el agente puede
tener, es en el cargo donde se indica datos tales como categoría, dedicación, imputación,
licencias, subrogancias, cargo de planta que corresponde, vigencia del cargo, etc.

Dentro de la información a actualizar en el legajo encontramos:

Datos personales

Se compone de:

Aquellos datos que  no varían substancialmente con el tiempo: Apellido y Nombre, Fecha de
Nacimiento, tipo y numero de documento, sexo, grupo sanguíneo y que se encuentran en la primer
ventana del legajo.

Aquellos datos que  varían en el tiempo como son:  Estado civil, domicilio, obra social, cuenta
bancaria para depósito de remuneraciones, domicilio (el sistema permite registrar más de un
domicilio por agente), etc. que son a los que se accede a través del botón de Datos Personales.

Datos familiares:  Datos de la esposa e hijos tales como: datos personales, información sobre
incapacidades, escolaridad, si se encuentra a cargo del agente, obra social, etc.

Beneficiarios de Seguros:  Seguros que tiene el agente e información sobre los beneficiarios de
cada seguro descontado.

Antigüedad

En este botón el sistema informa la antigüedad del agente. Esta funcionalidad se utiliza en
Universidades y aquellos organismos que conservan escalafones a los cuales se les liquida en
función de la antiguedad. (Ver punto administración de Antigüedad)

Nacionalidad

Se consignan las distintas nacionalidades que pudiera tener el agente.

Estudios

Se consigna la información correspondiente a los estudios cursados por el agente. Titulo, Entidad
y País en que se emitió el título, Nivel de estudio, Duración, etc.

Idiomas

Idiomas que domina el agente, con indicación del titulo obtenido y datos acerca del grado de
comprensión de ese idioma.

Mención y Felicitación

Registro de las menciones y felicitaciones que el agente a recibido.

Novedades del Empleado

Son aquellas novedades que no afectan a un cargo en particular pero que inciden sobre la
liquidación de haberes.

Cargos que ocupa

Son los cargos que desempeña la persona en el organismo. El sistema
permite registrar más de un cargo por persona. Esta facilidad es útil para el caso de las
instituciones educativas. En este botón solo se muestran los cargos vigentes.

Historial de Cargos

Muestra todos los cargos del agente registrados en el sistemas ya sean cargos vigentes o ya
vencidos.

Otras Actividades

Información referente a actividades externas al Organismo que inciden en la liquidación de haberes
del agente y en el cálculo de la antigüedad para LAO (Licencia Anual Ordinaria).

Datos Anexos

Permiten registrar anotaciones a tener en cuenta en el legajo del agente y que no se encuentran
previstas en el sistemas. Estos datos anexos son tipificados por el usuario de forma tal de que
luego se pueda buscar información relacionada.

Dado que el sistema liquida en función de la información obrante en el Legajo Electrónico es fundamental tener presente que mantener el legajo actualizado permite efectuar la correcta liquidación de haberes como así también asegura que la información que se brinda a terceros sea adecuada.

Liquidación de Haberes

El proceso de liquidación de haberes se basa en la información vigente en el legajo del agente. Es
decir que básicamente toma el legajo, analiza la vigencia de la información del mismo, verifica
las novedades ingresadas y  procede a efectuar el cálculo del haber respectivo.

Servicios que ofrece el proceso de liquidación:

Liquidar un legajo en forma específica: Esto permite efectuar pruebas de liquidación para
determinados legajos o para verificar el impacto de cambio de conceptos de liquidación.

Liquidar un conjunto de agentes previamente marcados mediante el proceso de búsqueda y selección
de legajos: La interfaz de selección de legajos permite marcar un grupo de legajos y en la
pantalla de liquidación prevé que se pueda liquidar a este grupo de legajos marcados.

Liquidar altas retroactivas y reajustes: Si la fecha del cargo es anterior a la de la novedad que
se ingresa el sistema calcula en forma automática los importes retroactivos. Esto funciona si así
esta determinado en los parámetros generales que se comporte el sistema.

Seleccionar que conceptos intervendrán en la liquidación. Los conceptos definidos como normales de
liquidación son siempre sugeridos como integrantes de una nueva liquidación. El sistema contempla
el caso que se desee eliminar uno o varios de ellos de una determinada liquidación, como así
también la inclusión de otros conceptos no configurados como normales.

Generar novedades de reajuste comparando dos liquidaciones. Este servicio permite tomar dos
liquidaciones una correcta y otra incorrecta (por ej. se omitió un concepto) compararla y
establecer las diferencias. Estas diferencias luego son incluidas como novedad en una próxima
liquidación.

Gestión Descentralizada de Novedades

El ingreso de novedades del legajo o del cargo se realiza ingresando al Legajo del Agente y
permite especificar un cambio o una nueva condición en la liquidación de la persona. Estas
novedades puede también ser ingresadas en forma descentralizada en las Dependencias para luego ser
incorporadas mediante el modulo Concentrador de Novedades.

Para realizar la distribución de la información se debe utilizar la opción de parcializar la
información, dicho proceso de parcialización de información tiene las siguientes características:

Cada Unidad recibe la Base de datos con todos los legajos y los cargos que son propios de la
unidad.

Si un agente presta servicios en más de una Dependencia el legajo va a las dos, pero a cada una
solo van los cargos propios de la unidad.

Para lo que son novedades de la persona administrativamente es conveniente indicar una Dependencia
como base para los trámites y actualización o indicar que ser realizan en la unidad central.

Cada Dependencia actualiza sus cargos.

La información correspondiente a las liquidaciones de haberes
también es parcializada por Dependencia.

Alto nivel de parametrización

El sistema prevé parametrizar una serie de comportamientos que son propios de distintos Organismos, dentro de estos comportamientos podemos citar:

   Aspectos generales de Gestión: nombre del Organismo, conceptos utilizados para determinadas funciones. Por ej. aguinaldo, obra social, horas extras, etc.

   Aspectos de liquidación: si se habilita al sistema a liquidar sueldos incompatibles,  si necesita emitir un recibo único por legajo, si se desea liquidar retroactivo automático en el alta de cargos, etc.

   Aspectos de incompatibilidad como la cantidad de horas máximas admitidas y el máximo de cantidad de horas personalizadas. También se permite la definición de reglas de incompatibilidad.

   Aspectos de control de planta: como por ejemplo si se hace control presupuestario y de cargos. Asimismo se puede parametrizar el grado de control que acepta un rango que va desde no efectuar el control hasta impedir la carga si no existe el cargo en planta o el crédito respectivo.

   Configuración de Servicios Web: A partir de la incorporación de servicios WEB se incorpora la posibilidad de configurar los comportamientos de dichos módulos desde un módulo específico para la configuración de servicios Web.

Flexibilidad en la definición de conceptos de liquidación

Además de lo indicado en el punto anterior sobre la flexibilidad para indicar el comportamiento deseado por el Organismo. El otro elemento que sin duda brindar mayor flexibilidad al sistema es la posibilidad de definir los conceptos de liquidación. Esto permite que lo que antes requería un cambio en la programación del sistema, por ejemplo ante un cambio legal, pueda ser implementado mediante un nuevo concepto o el cambio de uno existente.

El concepto tiene incorporada la posibilidad de ingresarle una fórmula de cálculo y que la misma actúe bajo determinadas condiciones. Esta fórmula puede tomar distintos atributos tanto del legajo, de los cargos, acumuladores predefinidos y otros valores fijos que se deseen ingresar a la misma.

Las condiciones también pueden estar referidas a datos del legajo, de los cargos, etc.

Un concepto puede tener asociada una imputación presupuestaria, en este caso el sistema obvia las imputaciones definidas para cada cargo priorizando para ese concepto la categoría programática definida para el mismo. Si el concepto no tiene asociada una categoría programática el sistema asigna el importe del concepto a las categorías programáticas que tenga asociadas el cargo que se liquida.

Administración de la Planta de Cargos

Otra de las herramientas que brinda el sistema es la posibilidad de controlar la planta. El punto de partida es la definición de un planta ideal y a partir de allí el sistema debe ser configurado para que cuando se da de alta un cargo de liquidación el mismo deba ser asociado a un cargo de planta.

Dentro de los servicios, además del control, el sistema permite conocer la “historia” de un cargo de planta, es decir las personas que ocuparon dicho cargo en distintos lapsos de tiempo, permitiendo incluso proyectar cuando se desocupará un determinado cargo de planta.

El sistema administra una serie de estados para cada cargo de planta lo que permite saber si esta ocupado, vacante, vacante para reemplazo (cuando hay una licencia de por medio), etc. Lo importante de esto es que dichos estados se manejan en forma automática, por ejemplo cuando doy de alta una licencia sin goce de haberes (cuya variante esta definida como que genera vacante) en el módulo de licencias esto afecta por un lado a la liquidación (modulo de gestión) y al modulo de planta ya que dicho cargo de planta pasa automáticamente al estado de vacante para reemplazo.

Otro de los servicios que brinda este módulo es la posibilidad de realizar reestructuraciones, cesiones y traslados de cargos.

Administración de Licencias

Otro de los servicios que brinda el sistema es el de llevar el registro de las licencias, no solo de las que afectan la remuneración sino de todo tipo de licencias. Esta prestación también es flexible ya que el sistema permite la definición de las licencias permitiendo establecer su comportamiento en cada variante definida, como así también posibles incompatibilidades entre licencias.

Respecto de la licencia anual ordinaria realiza el cálculo correspondiente y permite administrar la “cuenta corriente” de los días que le corresponden al empleado. Permitiendo conocer cuantos días le restan tomarse de cada período.

Como se indicó en el punto anterior otro elemento importante es que cuando se ingresa una licencia que afecta a la remuneración ( es decir licencias sin goce de haberes) dicha novedad afecta al cargo del empleado y por ende a la remuneración que al mismo le corresponde.

Control de Incompatibilidades

El sistema permite definir “reglas” de incompatibilidades que luego son controladas en forma automática por el sistema cuando se da de alta un cargo. Este control es de tipo centralizado ya que se debe realizar sobre todos los cargos que el agente posee.

Conexión con el Sistema Presupuestario Contable

El sistema SIU - PAMPA permite indicar para cada cargo la imputación presupuestaria del mismo (se permite más de una imputación por cargo), por otro lado en el concepto se indica el objeto del gasto asociado al mismo y en los datos de la liquidación se indica el código económico. Con estos elementos el sistema genera la información para el sistema presupuestario contable.

Esta operatoria permite ahorrar un tiempo sustancial en la carga de la información correspondiente a la registración presupuestaria y contable de la liquidación de haberes.

La información es generada por el sistema SIU - PAMPA de forma tal que una vez tomada por el sistema presupuestario contable, esta es pasada por las distintas etapas hasta llegar al pagado y la consecuente emisión de cheques para realizar los respectivos depósitos de ley.

Paralelamente el sistema SIU - PAMPA genera la información necesaria para que se realice la acreditación bancaria de los haberes correspondiente al personal.

Información que genera el sistema

El sistema SIU - PAMPA permite un aprovechamiento adicional de la información, ya tiene previstoç
una serie de informes que permiten la toma de decisiones.

Dentro de esta información encontramos:

Informes propios de la Liquidación: Estos informes permiten conocer en detalle o en forma
agregada la información correspondiente a las personas a las cuales se les ha realizado la
liquidación de haberes y también la información referida a los conceptos utilizados en la
liquidación.

Informes para toma de decisiones: Dentro del propio modulo de gestión el sistema prevé la
generación de información de tipo censal y la proyección de los gastos correspondientes al inciso
1.

Generación de Información para Análisis con otras herramientas: El sistema prevé la generación de
un archivo, que luego puede ser tomado por una herramienta de planilla de cálculo o de un gestor
de base de datos,  donde se encuentra la información de la liquidación de cada agente desglosada
por cargo e imputación contable.

Exportación de la información vigente en el sistema: Utilizando el módulo de Intercambio se permite
la exportación de TODA la información vigente en el sistema para que las distintos Organismos
usuarios puedan estructurar los reportes de la forma en que lo deseen utilizando otras herramientas
informáticas.

Gestión de Embargos – Módulo WEB

Este módulo WEB ofrece, entre otras, siguientes funcionalidades:

Registrar información relativa al Embargo, tales como datos del oficio, tipo de juicio, juzgado,
fecha de comienzo y fin del embargo, etc.

Generación de novedades de descuento en función de la información registrada.

Cuenta Corriente del Embargo: Lleva el registro de los descuentos realizados al agente en base a lo
efectivamente liquidado.

Informes sobre los Embargos, novedades generadas y estado de la cuenta corriente.

Gestión de Capacitación – Módulo WEB

El módulo de Capacitación y Evaluación del Desempeño, contempla los siguientes servicios, los que en una primer etapa están enfocados al aspecto de Capacitación:

   Información del curso: Permite indicar para cada curso que se da de alta la siguiente información:  temática a la cual se refiere, nivel del curso (por ej. Básico o Avanzado) si esta destinado a un determinado perfil o función organizacional y cuales son los contenidos.

   Múltiples Comisiones: Para cada curso permite definir múltiples comisiones, donde se indica quien es el docente, el lugar el horario de dictado y las fechas de comienzo y cierre de inscripción.

   Administración del Curso: El módulo permite registrar toda la actividad relacionada con la inscripción, evaluación y emisión del acta respectiva.

   Agentes Externos: El sistema permite registrar la información relativa a agentes que no pertenezcan al organismo pero que realicen los cursos que se dictan en el mismo.

   Registro de Actividades de Capacitación realizadas por los agentes en otros organismos.

   Inscripción vía WEB. El módulo permite que sean los propios agentes quienes se inscriban a los respectivos cursos quedando sujeta dicha inscripción a confirmación por parte del área respectiva.